Mejor Plataformas UCaaS

UCaaS es un tipo de software como servicio (SaaS) que proporciona múltiples canales de comunicación en una sola plataforma. Las plataformas UCaaS ofrecen canales de comunicación robustos y características destinadas a promover la eficiencia y productividad en las comunicaciones internas y externas. Las plataformas UCaaS incluyen características como mensajería instantánea, VoIP, softphone (software para hacer llamadas telefónicas en línea), CRM, SMS y videoconferencia con muchas otras herramientas de colaboración seleccionadas como compartición de pantalla, pizarras colaborativas y compartición de archivos. Las herramientas UCaaS también son notables porque las características proporcionadas por la plataforma están disponibles en múltiples dispositivos. Los usuarios pueden acceder fácilmente a las herramientas de comunicación proporcionadas desde escritorios, portátiles, dispositivos móviles y hardware propietario si un servicio lo proporciona.

Las empresas han estado aprovechando los sistemas de comunicaciones unificadas (UC) durante bastante tiempo, pero las soluciones más antiguas requieren una configuración y mantenimiento extensivos de hardware. El soporte de TI necesario para mantener estas soluciones locales era costoso y exigente en cuanto a mano de obra. UCaaS lleva los sistemas de comunicaciones unificadas al futuro al ofrecer toda la funcionalidad que los compradores buscan en un servicio convenientemente alojado en la nube. El modelo de pago por uso que viene con una solución basada en la nube ha reducido el costo de las comunicaciones unificadas, lo que las ha hecho más accesibles para empresas no empresariales.

¿Qué significa UCaaS?

UCaaS significa comunicaciones unificadas como servicio.

¿Qué tipos de plataformas UCaaS existen?

Hay dos distinciones principales que los compradores pueden hacer al buscar productos UCaaS: uso interno versus externo y personalización. Mientras que algunos sistemas UCaaS pueden usarse para comunicaciones internas y externas, muchos son específicos para casos de uso interno o externo. Además, la personalización se determina si el UCaaS en cuestión es un sistema de un solo inquilino hecho a medida (una plataforma por usuario) o un sistema multiinquilino listo para usar (una plataforma compartida por múltiples usuarios).

Uso interno: Los productos UCaaS que apoyan las comunicaciones internas proporcionan herramientas de colaboración en equipo, como pizarras y mensajería instantánea, además de las características de VoIP y videoconferencia que los compradores esperan. Los productos UCaaS orientados al uso interno proporcionan integraciones con soluciones de gestión de contenido para facilitar las necesidades de compartición y almacenamiento de archivos. Muchas soluciones UCaaS están disponibles a través de aplicaciones móviles, lo que las convierte en una opción conveniente para los equipos.

Uso externo: UCaaS para uso externo sirve como la columna vertebral de la infraestructura del centro de llamadas. Los representantes del centro de llamadas tendrán múltiples canales de comunicación para aprovechar al interactuar con los clientes, y los sistemas UCaaS que se ajustan a este caso de uso proporcionarán integraciones con software de mesa de ayuda para ayudar con la gestión de tickets y la obtención de información del cliente.

Sistemas de un solo inquilino: Un sistema de un solo inquilino está construido para un cliente específico por un proveedor de servicios UCaaS. Las empresas pueden elegir la funcionalidad y las integraciones que requieren de su UCaaS, asegurándose de pagar solo por las características que necesitan. Los sistemas de un solo inquilino son una gran opción para empresas con necesidades específicas, como APIs particulares u ofertas menos extensas para una pequeña empresa. Los sistemas de un solo inquilino pueden ser potencialmente muy costosos. Un proveedor de UCaaS puede cobrar extra por desarrollar una herramienta con toda la funcionalidad que una empresa desea. Si una empresa quiere un producto personalizado a nivel empresarial, puede esperar un precio que refleje esa funcionalidad en consecuencia.

Sistemas multiinquilino: Los sistemas multiinquilino son productos UCaaS generalizados y listos para usar, destinados a ser utilizados por múltiples organizaciones. Estas ofertas vienen tal como son y tienen comparativamente menos opciones de personalización para las empresas. Las empresas que buscan un sistema UCaaS que puedan simplemente implementar y mantener pueden ahorrar dinero eligiendo un sistema multiinquilino si no requieren integraciones o APIs específicas. 

Un producto UCaaS es un paquete de canales de comunicación cargados en una sola oferta, por lo que las características de un producto UCaaS típico a menudo parecen una lista de soluciones puntuales. Los productos UCaaS pueden variar en los canales que proporcionan y las otras herramientas de colaboración que presentan. A continuación se enumeran muchas de las características populares ofrecidas por las soluciones UCaaS, pero esta lista no es exhaustiva.

Mensajería instantánea: Una de las características básicas de un UCaaS es la mensajería instantánea 1:1 y en grupo. Los usuarios pueden enviarse mensajes directamente o enviar mensajes a un grupo, promoviendo la comunicación y colaboración empresarial en tiempo real.

Conferencia VoIP: La conferencia de audio en productos UCaaS se proporciona a través de voz sobre protocolo de internet (VoIP). Los usuarios pueden acceder a sistemas telefónicos basados en VoIP o conferencias de audio en otros dispositivos.

Videoconferencia: Otra característica estable de UCaaS es la conferencia basada en video. El componente de audio de la transmisión de video se aloja a través de telefonía VoIP. La videoconferencia a menudo presenta una función de grabación de llamadas, lo que permite a los usuarios guardar y compartir el video con otros.

Compartición de pantalla: Cualquier UCaaS que proporcione videoconferencia también proporcionará compartición de pantalla. Los usuarios pueden compartir fácilmente una transmisión en vivo de su pantalla o un programa específico, lo que la convierte en una gran característica para una experiencia de usuario colaborativa.

Compartición de archivos: Los usuarios pueden compartir archivos utilizando una plataforma UCaaS. Algunos productos UCaaS agilizarán la compartición de documentos y contenido integrándose directamente con sistemas de gestión de contenido.

Pizarra: Los productos UCaaS que enfatizan fuertemente la colaboración interna a menudo proporcionan de forma nativa un software de pizarra colaborativa dentro de la plataforma. Los equipos pueden usar la pizarra durante reuniones presenciales o conferencias web, lo que puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo.

Enrutamiento de llamadas: Un asistente automático enruta automáticamente las llamadas a lo largo de una empresa. Este tipo de automatización de flujos de trabajo es especialmente útil para empresas que requieren un sistema telefónico PBX extenso.

Correo de voz a correo electrónico: Un beneficio de UCaaS es la naturaleza unificada de los canales de comunicación proporcionados por la plataforma. Los usuarios pueden recibir correos de voz por correo electrónico ya que las llamadas telefónicas se alojan a través de VoIP.

Transcripción de correo de voz: Algunas soluciones UCaaS pueden transcribir correos de voz en mensajes basados en texto que son más fáciles de almacenar y seguir en comparación con archivos de audio.

Otras características de las plataformas UCaaS: Opción CCaaS, Transcripciones de conferencias, Flexibilidad de inquilinos

Las empresas a menudo encuentran soluciones puntuales para cada uno de los canales de comunicación que desean cubrir. Esto significa un producto para servicios telefónicos VoIP, otro para mensajería empresarial y uno más para videoconferencia. Eso tampoco incluye todas las demás herramientas de productividad y colaboración que los equipos utilizan junto con estos canales. Una solución UCaaS agrupa todos estos canales de comunicación y herramientas de productividad en una sola oferta, lo que proporciona múltiples beneficios.

Ahorros: Cuando una empresa cubre todos sus canales de comunicación con soluciones puntuales, los costos de licencias y pagos mensuales se acumulan, especialmente para pequeñas y medianas empresas. Una solución UCaaS puede agrupar todos los canales de comunicación, internos y externos, en una plataforma para que una empresa pague. Aunque el precio inicial de un producto UCaaS podría ser potencialmente alto, el costo podría ser el mismo o mayor al pagar por varias soluciones dispares a lo largo de meses o años. Además, los clientes de UCaaS pueden elegir una opción que les permita pagar solo por los canales y características que desean o una solución lista para usar reducida para ahorrar dinero también.

Mayor eficiencia: Un problema con el software de comunicación de soluciones puntuales es que no hay garantía de que se integren. Una conversación que ocurre a través de mensajería instantánea podría convertirse en una que sea mejor a través de una transmisión de video. Si un equipo solo tiene soluciones puntuales para elegir, tendrán que cambiar a otra aplicación para continuar, lo que puede o no ser una transición fácil. Peor aún, la conversación podría posponerse por completo. Esto es especialmente necesario para representantes de ventas o de mesa de ayuda que hablan con clientes o clientes en un canal que necesitan continuar en otro. Cuando los equipos usan UCaaS, pueden moverse entre diferentes herramientas de comunicación sin salir de la aplicación en sí, agilizando las conversaciones y asegurando que los usuarios tengan acceso al canal que necesitan cuando lo necesitan.

Potencial de colaboración mejorado: Si bien las empresas tienen la opción de usar soluciones puntuales para comunicación y colaboración, esas soluciones pueden no integrarse. Si no lo hacen, puede ser problemático si los usuarios necesitan usar múltiples soluciones durante una llamada de conferencia o sesión de colaboración. Por ejemplo, un equipo remoto puede beneficiarse enormemente de una plataforma UCaaS ya que permite a los usuarios realizar una llamada de videoconferencia mientras simultáneamente usan una pizarra o comparten contenido en tiempo real. La capacidad de usar herramientas de colaboración y soluciones de conferencia al mismo tiempo fomenta sesiones de lluvia de ideas fructíferas y conversaciones significativas.